外注先の人から請求書をもらいにくいときは

外注先の人から請求書をもらいにくい、ということがあります。
外注先の人が、どうやって請求書をつくればいいのか分からない、普段、パソコンを使わないこともあります。
発注元の自分が、請求書のフォーマットを作り、記入してもらう、という方法を考えているなら、
それをクラウドサービスを使ってやってみるのも一案です。

目次

freeeスマート受発注を使ってみる

freeeスマート受発注というクラウドサービスは、発注元と外注先、どちらも無料で使えるので、始めやすいと思います。

外注先へ請求書を依頼する流れは、

発注元である自分が、請求書の内容を入力して、送信する(請求依頼)

外注先が内容を確認して、請求を送信

になります。

発注元の自分が行うこと

発注元の自分が行うことは、

  1. freeeのアカウントをとる。メールアドレスが必要です。すでに、freeeのアカウントをもっていれば、そのアカウントを使います。
  2. 外注先のメールアドレスを教えてもらう。
  3. 取引先登録で、取引先名と取引先のメールアドレスを登録する。
  4. 依頼作成で、請求の内容と金額を入力する。
  5. 請求依頼を送信する。
  6. 外注先から、請求書が届いたら、承認する。

請求書を作成するとき、外注先の連絡先、振込先の銀行名、支店名、口座種別、口座番号が、すでに分かっていれば、入力してもいいでしょう。
分からないときは、外注先に入力してもらうようにします。

依頼作成は、デフォルトが「発注する」になっています。請求依頼から始めるときは、依頼種別を「請求をもらう」に変更します。

外注先にやってもらうこと

外注先にやってもらうことは、

  • 発注元からメールが届いたら、freeeのアカウントをとる。
  • 請求内容を確認する。連絡先、振込先情報が空欄のときは、入力する。
  • 請求書を送信する。

スマートフォンでもできますので、普段、パソコンを使わない方も、操作しやすくなっています。
普段の連絡はLINEという場合は、外注先の方がメールアドレスをもっていないときもあります。そんなときは、Gmailで、メールアドレスをとってもらいましょう。

メールアドレスがあればできますので、紙で請求書をやりとりするより効率的です。

【あとがき】
お客様へ、電子帳簿法の改正と、消費税インボイス制度への対応を説明する資料作りをしました。
今までPDFでもらっていた請求書を、紙でもらうという流れにはしないようにしたいです。

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