料金受取人払のはがきをつくる方法と注意点

2021年11月創刊の相続フリーマガジンに、料金受取人払のはがきをつけたくて料金受取人払の手続きをしました。料金受取人払のはがきをつくる方法と注意点をまとめてみました。

目次

申請する郵便局は、はがきを受け取る郵便局

料金受取人払のはがきをつくるには、郵便局へ申請して承認してもらうことが必要です。
申請するのは配達郵便局と日本郵便のホームページに書いてありました。

私はまずここで、つまづきました。

宛先の住所近くの大きい郵便局かな?と思って、該当しそうな郵便局に電話して申請方法を聞きました。郵便局にもっていく書類を教えてもらった後、最後に郵便局の人から「ちなみに、住所はどこですか?」と聞かれました。「〇〇です」と答えると、「配達郵便局が違いますね、配達郵便局は☓☓局です。局によって申請書類が違うかもしれないので、☓☓局に確認してください。」

再度、申請する郵便局へ電話することに。まず最初に、申請する郵便局を教えてもらうことをおすすめします。

申請に必要な書類が詳しくホームページに書いてあればいいのですが、ホームページの記載だけでは足りません。郵便局へ申請に行く前に、持っていく書類を電話で確認すると二度手間にならないと思います。

申請から使えるまで

申請する郵便局には、少なくとも3回、料金受取人払のはがきを提出します。

1回目は、申請するときのはがき見本
申請したときに、料金受取人払はがきの表示ルールを教えてくれるので、最低限、宛先だけ表示しているはがきでも大丈夫かと。

2回目は、承認番号、整理番号、バーコードなど表示した印刷見本
印刷見本でOKが出れば、印刷に出せます。

3回目は、完成見本
実際に配布するはがきです。

メールや郵送で申請できればいいのですが、1回目の申請は郵便局へ行く必要があります。
申請する郵便局によって違うのかもしれませんが、2回目の印刷見本はメールまたは郵送、3回目の完成見本は郵送での提出でOKでした。

申請時にもっていくのは、下記の書類です。

  • 料金受取人払承認申請書
    日本郵便のホームページに、Wordファイルがあります。
  • はがき見本
  • はがきの紙質がわかるもの(はがき見本を使用する紙でつくるなら、はがき見本でOK)
  • 配達料金と手数料を後納にする場合、法人は登記簿謄本か印鑑証明書のコピー、個人事業主は運転免許証のコピー

ちなみに日本郵政のホームページには「後納にする場合は、所定の担保を提供していただくことがあります」とあります。枚数、利用月数、料金が一定の金額を超えると担保が必要になるようです。

料金を後納で口座振替で支払うときは、口座振替用紙に記入して提出します。
これは郵便局でもらうしかないので、最初に申請に行くときに、銀行の届け印をもっていくといいです。

上記の書類をもって、郵便局へ申請に行きます。申請すると、承認番号と整理番号が発行されます。

承認番号、整理番号、カスタマーバーコードを、はがきに表示して、印刷見本を郵便局へ提出します。表示位置は、細かくルールがあります。申請のときに、ルールを記載した紙をくれました。

印刷見本を提出して、OKがでれば印刷することができます。1回でOKがでないと、指摘箇所を修正して再度提出します。

はがきを作るときの注意点

料金受取人払のはがきは、細かく表示ルールが決まっています。
申請時に、ルールを記載した書面を渡されます。指摘されたのは、下記のようなことでした。

  • はがきの重さは2g〜6g
    私製はがきにするときは、重さにも注意です。最初提出した見本は1.5gで、これだと定形外になるそうです。
  • はがきの色は白か淡い色
    しっかり色をつけていたので、白に変更しました
  • 郵便はがきと表示
    私製はがきのときは、上部に「郵便はがき」と表示
  • バーコードの上下の間隔
    バーコードの上下は最低5mmは開ける
  • はがきの表面(宛名面)だけを使うとき、自由に使えるのは下1/2部分のみ

他にも線の太さ、各線の間隔の長さ、文字のポイント、字体、文字の高さ、ピッチ、色など細かいルールがあります。申請時にもらう書面をみながら、はがきを作成します。

作成した印刷見本はこのようなものです。OKが出たので印刷に出します。

【あとがき】
セミナーを企画しています。昨日貸し会議室を借りてりて練習しました。
パソコンのアダプタを貸し会議室に忘れていしまい、今日の朝に取りに行くはめに・・・。

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