個人事業主の方のご相談を受ける際、ご自分で入力された会計ソフトの内容を見せていただくことがあります。
見せていただくと、「これは会計ソフトに取り込まない方がいいのでは」と思う内容が含まれていることがあります。
データ連携は積極的に利用してほしい
クラウド会計ソフトは、銀行口座やクレジットカードを連携させて、取引データを自動で取り込むことができます。
この機能を使えば、入力の手間が省けるだけではなく、日付や金額の入力ミスも防げるので、ぜひ活用していただきたい機能です。
実際にご相談を受けていると、クラウド会計ソフトを利用しているにもかかわらず、銀行明細やクレジットカードの明細を手入力している方もいらっしゃいます。そのような場合は、データ連携の利用をおすすめしています。
個人事業主の方がよく利用するクラウド会計ソフトとしては、freee、マネーフォワード、やよいの青色申告オンラインなどがあります。いずれのソフトでも、銀行口座やクレジットカードのデータを取り込むことが可能です。
会計ソフトに取り込むもの、取り込まなくてもいいもの
ただし、何でもかんでもデータ連携すれば良いというわけではありません。不要なデータを取り込んでしまうと、かえって手間が増えることにもなります。
会計ソフトに取り込むのは、事業用の取引に関するものです。
事業用の預金口座、クレジットカード、ECサイト、決済サービスなどが該当します。
中には、株式の口座を連携している方もいらっしゃいますが、株式の売買を事業として行っていない限り、株式口座はプライベート資産ですので、会計ソフトに取り込む必要はありません。
青色申告特別控除の65万円（または55万円）を受ける場合は、確定申告書に貸借対照表の添付が必要です。
この貸借対照表に記載する預金口座などの資産は、事業用のものだけで問題ありません。
ご相談を受けていると、「プライベート用の預金口座もすべて記載しなければならないのですか？」とご質問をいただくことがありますが、プライベート用の資産や負債は、記載不要です。
事業用とプライベート用を分ける
預金口座やクレジットカードは、事業用とプライベート用に分けて運用することをおすすめします。
ひとつの口座で事業とプライベートの支払いをしていると、「この支出はこれは事業用？これはプライベート用？」と分ける判断が煩雑になります。
たとえば、事業用の預金口座をひとつ決め、その預金口座に事業収入を入金し、事業に関する支払いもすべてその預金口座から行います。
一方で、生活費などプライベートに必要なお金は、定期的に事業用預金口座からプライベート用預金口座へ移動させ、プライベートの支払いはプライベート用預金口座から行う、という形です。
クレジットカードも同様に、事業用とプライベート用を分けておくことで、経理処理が楽になります。
会計ソフトに取り込んだ明細をみながら、「これは事業用、これはプライベート用」といちいちと仕分ける必要がなくなるためです。
なお、「プライベート用クレジットカードの引落口座を事業用預金口座にしてもいいですか？」というご質問いただくことがありますが、事業用預金口座でも問題ありません。その場合、プライベート用クレジットカード明細は会計ソフトに取り込まず、事業用預金口座から引き落とされた際には、「プライベート支出」として処理をします。
最初の設定が肝心
会計ソフトのデータ連携は、入力の手間を省き、ミスを防げる便利な機能です。しかし、不要なデータまで取り込んでしまうと、かえって管理が煩雑になります。そのため、最初の設定がとても重要です。
事業用のデータだけを取り込むようにして、スムーズな経理にしていきましょう。
